În funcție de volumul serviciilor prestate, sprijinul temporar pentru licitație poate fi împărțit în:
• Serviciu deplin. Un terț realizează toate etapele de la selectarea achizițiilor potrivite până la pregătirea documentației și depunerea unei cereri. Responsabilitățile includ rezolvarea tuturor litigiilor, depunerea reclamațiilor și alte acțiuni prevăzute de lege. După prestarea serviciului, are loc o plată integrală.
• Sprijin parțial. În acest caz, angajații firmei din exterior ajută la realizarea unei sarcini mai specifice, fără a fi responsabili pentru întregul proces de participare la licitație. De exemplu, completarea unei cereri sau contribuția la depunerea acesteia. De asemenea, pot fi angajați specialiști pentru a întocmi o plângere sau pentru a apăra interesele în Agenția Achiziții Publice. Serviciile efectiv prestate sunt plătite.

În ce măsură și ce procese specifice să externalizeze, fiecare client decide individual. Dacă nu există experiență în acest domeniu, merită să comandați un ciclu complet. Puteți implica un specialist terță parte pentru a efectua anumite sarcini în mod regulat sau în cazurile în care personalul obișnuit nu poate face față volumului.
Indiferent de experiența în acest domeniu, vă recomandăm să comandați o analiză a pieței de licitații. Vă permite să evaluați volumul total de comenzi și perspectivele dvs., ținând cont de capacitățile participanților obișnuiți. Pe baza raportului analitic se poate elabora o strategie optimă.

Începătorii comandă de obicei următoarele servicii:
• Selectarea și executarea unei semnături electronice adecvate pentru tranzacționare.
• Înregistrarea pe una dintre platformele de achiziții publice existente.
• Selectarea platformelor de tranzacționare adecvate, înregistrarea și acreditarea pe una dintre platformele electronice de tranzacționare.
• Clarificarea legislației și a reglementărilor privind achizițiile.

După ce se efectuează pregătirea pentru participare, puteți trece la căutarea și selectarea achizițiilor competitive care sunt profitabile pentru dvs. Un specialist al unei companii de outsourcing poate configura formulare de căutare convenabile pentru dvs. după cuvinte cheie specificate. Acest lucru vă va permite să selectați rapid ofertele potrivite.

Când se găsește o ofertă interesantă, puteți apela din nou la un specialist de la o companie terță. Vă va ajuta să îndepliniți o serie de sarcini:
• completați sau verificați documentația de achiziție întocmită de dumneavoastră;
• va trimite o cerere de participare, va depune oferte de preț, va monitoriza licitația;
• va analiza contractul, va ajuta la îndeplinirea termenilor de semnare.

Dacă întâmpinați probleme în timpul procesului de participare, clientul sau antreprenorul încalcă legea, își schimbă cerințele, specialistul în outsourcing vă va putea apăra interesele. Dacă este necesar, întocmește și depune o plângere la Agenția de Achiziții Publice.

Merită să transferați dreptul de a pregăti și de a participa la achiziții competitive către o organizație terță:

• antreprenori individuali;
  • începători fără experiența in acest domeniu;
  • cei care nu au un birou propriu-zis și angajații lucrează de la distanță;
  • firme mici, indiferent de forma și domeniul de activitate.

De asemenea, organizațiile mari pot trece la externalizarea licitațiilor pentru a-și optimiza costurile.

O astfel de asistență vă va scuti de a face greșeli elementare, de exemplu, atunci când completați documentația. Vă va permite să faceți o ofertă mai puternică, să creșteți șansele de câștig și, prin urmare, să minimizați pierderile financiare.

Înainte de a alege „personal – externalizare”, merită să calculați toate costurile reale și posibile, ținând cont de profitul planificat.

• Economisirea de bani este principalul beneficiu al externalizării. Nu va trebui să plătiți salariu personalului obișnuit pentru zilele în care acestea sunt în șomaj din cauza lipsei unor licitații adecvate. De asemenea, sunteți scutit de la plata contribuțiilor obligatorii la fonduri.
• Prevenirea erorilor care pot duce la descalificarea de la participare. Au existat cazuri în care Standardul greșit scris în cerere a dus la descalificare. O greșeală mai gravă este semnarea unui contract de licitație cu întârziere. Din acest motiv, aceștia pot fi introduși în LISTA DE INTERDICŢIE A OPERATORILOR ECONOMICI, ceea ce înseamnă că compania nu va putea participa la achiziții competitive în următorii 3 ani.
• Respectarea deplină a legilor. Specialistul în externalizare este pe deplin responsabil pentru acțiunile și inacțiunile sale. Probabilitatea erorilor este redusă la zero, deoarece acestea urmăresc toate modificările legislației. Nu desfășoară alte activități, concentrându-se doar pe achiziții publice și licitații comerciale.

Dezavantajele includ lipsa unei garanții a victoriei, deoarece aceasta depinde nu numai de acțiunile specialistului pe care l-ați angajat. Cu toate acestea, niciun expert din niciun domeniu de activitate nu poate promite un rezultat 100%. Va trebui să plătiți pentru serviciile de escortă indiferent dacă ați primit sau nu o ofertă. Excepție fac organizațiile care lucrează pentru un procent din contractul câștigat. Cu toate acestea, ei vor oferi servicii doar dacă șansele de câștig sunt mari.

Fiecare companie furnizor este individuală, astfel încât nu este posibil să se determine în absență care opțiune este mai profitabilă. Participanții cu experiență recomandă trecerea la externalizare pentru asistență în achiziții în următoarele cazuri:
• Fără experiență. Dacă organizația dvs. nu a participat anterior, este mai profitabil să angajați un specialist gata pregătit, cu o experiență vastă. El va oferi servicii de suport în toate etapele. Va ajuta la crearea documentelor care pot fi folosite ulterior ca mostre.
• Participare nefrecventă. Dacă compania participă din când în când, serviciile și bunurile depind de sezon, merită să renunți la un angajat cu normă întreagă. Nu trebuie să transferați munca de desfășurare a proceselor de licitație către alți angajați: un contabil sau un manager. Este mai logic dacă trebuie să comandați servicii de externalizare de la o companie terță.
• Participare activă. Dacă, dimpotrivă, participați la toate achizițiile posibile, atunci puteți angaja experți terți pentru a vă ajuta angajații. Ele pot fi aduse atunci când propria echipă nu poate ține pasul cu volumul de muncă.
Amintiți-vă de factorul uman. Lucrând cu informații confidențiale și potențial interesante pentru concurenți, un angajat poate să nu fie complet conștiincios. Dacă un membru al personalului dvs. efectuează o supraveghere sau o scurgere intenționată a datelor, toată vina va cădea pe umerii dvs. Când lucrați la externalizare, o altă entitate juridică este responsabilă de angajat, ceea ce înseamnă că veți avea pe cineva la care să depuneți o reclamație.

Căutarea unei organizații adecvate se recomandă să se bazeze pe următoarele criterii:

• Experiența. Studiați activitatea unei firme de externalizare a licitațiilor în general și a specialiștilor acesteia în special. Acordați atenție disponibilității educației și specializării specialiștilor.
• Numărul de licitații deținute. Este important să se compare participarea totală la achiziții cu numărul de oferte acceptate și de câștiguri. Vedeți câte proiecte rulează în același timp expertul ales de dvs. Dacă în prezent este supraîncărcat de muncă, merită să cauți altul.
• Garanții sporite. Dacă vi se promite victoria, ar trebui să refuzați imediat. Nici o organizație onestă nu va garanta că veți câștiga licitația. Acest lucru nu este în jurisdicția ei. Singurul lucru care trebuie garantat este corectitudinea și promptitudinea implementării tuturor etapelor.

Nu recomandăm recenziile de încredere care sunt ușor de falsificat. Au valoare practică doar dacă ai vorbit personal cu unul dintre clienți. Vă recomandăm să verificați dacă persoana juridică este de fapt înregistrată oficial. Fie că licențele au expirat, dacă există procese de arbitraj deschise, pretenții. Dacă verificarea este trecută cu succes, puteți contacta managerii pentru un studiu detaliat al acordului de cooperare și al planurilor tarifare.

Externalizarea ofertei economisește timp și bani. În cele mai multe cazuri, escorta este mult mai profitabilă decât personalul cu normă întreagă. Reduce nervozitatea la birou, permițându-vă să vă concentrați pe sarcinile de producție. O organizație bine aleasă va deveni partenerul dumneavoastră de încredere, vă va ajuta să creșteți profiturile în condiții reciproc avantajoase.